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Guide de reprise comptable PPE

Reprendre la comptabilité d'une PPE, sans compter deux fois les mêmes soldes

Un changement d'administrateur ou de logiciel commence par une date de départ et des comptes justifiés. Ce guide explique quoi réunir, quel exercice choisir et comment rapprocher les soldes avant de comptabiliser la reprise dans Korum.

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Le contexte

Choisir l'exercice et la bonne frontière de reprise

Choisissez le premier exercice que vous voulez réellement gérer dans Korum, pas automatiquement l'année du jour. Si vous devez reconstruire 2024 puis 2025, commencez par 2024. Un exercice ancien peut être sélectionné ; vérifiez les dates affichées, notamment si l'exercice ne suit pas l'année civile. Une ouverture ou une clôture déjà présente dans un autre exercice peut empêcher une nouvelle reprise initiale : ne contournez pas ce contrôle en décalant les dates.

En début d'exercice, la reprise simplifiée utilise les soldes du soir précédant l'ouverture. Pour commencer au 1er janvier 2026, partez du bilan au 31 décembre 2025 et de son détail des tiers. Les charges et produits de l'exercice précédent ne sont pas ressaisis comme mouvements de 2026 ; leur traitement doit déjà être reflété dans les comptes de clôture transmis.

En cours d'exercice, Korum attend les soldes initiaux et l'historique de l'exercice. Pour une reprise au 1er juillet 2026 d'un exercice civil, renseignez les soldes au 31 décembre 2025, puis l'historique du 1er janvier au 30 juin 2026 inclus. La couverture déclarée comprend aussi les périodes sans mouvement. Ne mettez pas les soldes du 30 juin à l'ouverture en ajoutant ensuite le même historique : les mouvements seraient comptés deux fois.

Le démarrage neuf est réservé à une situation sans soldes antérieurs ni historique à reprendre. Une PPE nouvellement saisie dans le logiciel n'est pas nécessairement une PPE sans passé comptable. Si des montants existent, choisissez la reprise en début ou en cours d'exercice.

Les sources du Portail PME du SECO citées en bas de page éclairent la lecture d'un bilan et la traçabilité des justificatifs. Elles concernent la comptabilité des entreprises et ne déterminent pas à elles seules les obligations de votre PPE. Le guide décrit une méthode de préparation et le fonctionnement de Korum, sans certifier les comptes ni remplacer l'examen du dossier par la personne responsable ou une fiduciaire.

Exemple fictif : ouverture au 1er janvier 2026

Supposons que les pièces au 31 décembre 2025 justifient tous les montants suivants. Au débit : compte 1020 Banque, CHF 42'000 ; compte 1100 Débiteurs copropriétaires, CHF 3'000. Au crédit : compte 2000 Créanciers fournisseurs, CHF 4'000 ; compte 2100 Provisions pour charges, CHF 1'000 ; compte 2900 Fonds de rénovation, CHF 40'000. Total débit : CHF 45'000. Total crédit : CHF 45'000. Écart : CHF 0. Les numéros correspondent au plan standard de Korum ; utilisez leurs correspondances si votre plan est personnalisé. Cet exemple n'est pas un bilan à recopier : le fonds de CHF 40'000 est supposé documenté, jamais inventé pour équilibrer les comptes.

Rapprocher le détail des copropriétaires

Dans cet exemple, ventilez le débit de CHF 3'000 du compte 1100 entre Mme Martin, CHF 1'800, et M. Dubois, CHF 1'200. Affectez séparément le crédit de CHF 1'000 du compte 2100 à Mme Rossi, au titre de ses provisions déjà versées. Chaque total doit correspondre au solde de son propre compte collectif. Conservez le sens débit ou crédit : un avoir n'est pas un encaissement à inventer. Le détail des tiers n'a pas à être équilibré globalement entre débit et crédit ; il doit se rapprocher compte par compte.

Rapprocher les fournisseurs sans doubler les factures

Ventilez le crédit de CHF 4'000 du compte 2000 entre Chauffage Exemple SA, CHF 2'500, et Nettoyage Exemple Sàrl, CHF 1'500. Conservez la liste des pièces expliquant ces montants. Ces affectations détaillent le crédit déjà présent à l'ouverture : elles n'ajoutent pas CHF 4'000 au bilan. Ne recréez pas ces dettes ni les créances copropriétaires comme de nouvelles factures Korum. Un règlement ultérieur doit réduire le solde repris, pas enregistrer une seconde fois la charge ou la créance d'origine.

Ne pas confondre équilibre et exactitude

Une ouverture équilibrée peut encore contenir un montant erroné, un mauvais tiers ou une pièce manquante. Comparez la banque aux relevés, les créances et dettes aux détails transmis, et les fonds aux justificatifs. Le solde bancaire et le fonds de rénovation sont deux postes différents : le fonds n'est pas un second encaissement à ajouter à la banque. Ne comblez pas un écart inexpliqué avec un résultat reporté arbitraire.

Un flux lisible, étape par étape.

  1. Étape 1

    1. Fixer le périmètre dans le Centre comptable

    Sélectionnez la PPE et l'exercice, puis ouvrez la reprise de comptabilité. Choisissez la situation de départ et vérifiez toutes les dates. Renseignez une référence explicite, par exemple « Bilan au 31.12.2025 et dossier de transmission ». Le dépôt de fichiers dans Documents ne crée pas d'écritures. Avant toute importation, vérifiez les comptes et leurs correspondances avec l'ancien plan.

  2. Étape 2

    2. Préparer l'ouverture et les affectations tiers

    Saisissez ou importez les soldes de départ dans les comptes de bilan actifs, classes 1 et 2. Utilisez un montant positif dans une seule colonne, débit ou crédit, avec deux décimales au maximum. Renseignez ensuite le détail copropriétaires et fournisseurs sur les fiches de la PPE. Regroupez les pièces d'un même tiers dans une seule affectation par compte et conservez leur détail dans les justificatifs. Vérifiez l'égalité entre chaque compte collectif et ses affectations.

  3. Étape 3

    3. Ajouter l'historique si nécessaire

    Pour une reprise détaillée, préparez l'import du journal avec les comptes et identifiants de tiers reconnus par Korum. Chaque écriture doit avoir une référence unique, une date dans la période déclarée et des lignes équilibrées ; les comptes de tiers doivent être rattachés au bon copropriétaire ou fournisseur. Incluez les charges et produits de la période, pas seulement les paiements. Une balance attendue complète peut être saisie ou importée pour comparer l'ouverture augmentée des mouvements à la situation transmise. Un compte absent de cette balance est considéré à zéro ; tout écart détecté bloque la validation.

  4. Étape 4

    4. Enregistrer le brouillon, puis contrôler

    « Enregistrer le brouillon » conserve la préparation, même incomplète, sans comptabiliser de montant. Reprenez ce brouillon plutôt que de recommencer l'import. « Contrôler la reprise » enregistre les modifications de la reprise si nécessaire et affiche la balance prévisionnelle, les écarts et les anomalies. Corrigez les erreurs bloquantes. Examinez aussi les avertissements de doublons possibles : ils ne suppriment aucune écriture et ne bloquent pas à eux seuls la confirmation. L'absence d'avertissement ne prouve pas que le journal est complet ou sans doublon.

  5. Étape 5

    5. Confirmer explicitement la comptabilisation

    Après comparaison avec les comptes précédents et vérification de l'absence de double comptabilisation, cochez l'attestation puis cliquez sur « Valider et comptabiliser la reprise ». Le serveur vérifie à nouveau la version du brouillon et l'état comptable. Si le dossier ou le plan a changé depuis le contrôle, relancez celui-ci avant de confirmer. Une activité déjà présente dans l'exercice ou des soldes d'ouverture incompatibles empêchent la reprise ; aucun remplacement automatique n'est prévu. Cette validation comptabilise la reprise, sans envoyer de facture ni d'email.

  6. Étape 6

    6. Vérifier les comptes et poursuivre la gestion

    Contrôlez la balance, le grand livre et les soldes tiers après comptabilisation. Pour les impayés repris, utilisez le suivi des soldes repris et n'enregistrez un règlement qu'à partir d'un mouvement bancaire réalisé et vérifié. Cette action comptable ne déclenche pas de virement ; ne ressaisissez pas le paiement ailleurs. Pour l'exercice suivant, passez par le bouclement puis le report des soldes, sans importer une nouvelle fois l'ouverture initiale.

Ce que ce parcours réunit.

  • Reprise au début de l'exercice ou reprise détaillée avec historique de l'exercice sélectionné.
  • Saisie des soldes initiaux et import de balances CSV ou Excel avec correspondance des comptes.
  • Affectations des comptes de tiers aux copropriétaires et fournisseurs de la PPE.
  • Brouillon reprenable, balance prévisionnelle et comparaison facultative avec une balance attendue complète.
  • Contrôles des dates, de l'équilibre et des rattachements, avec avertissements sur certains doublons possibles.
  • Confirmation explicite avant comptabilisation et suivi distinct des soldes tiers historiques.

Questions fréquentes

Peut-on reprendre une année antérieure à l'année actuelle ?

Oui, choisissez l'exercice historique dans le sélecteur avant de commencer. Si plusieurs années sont à reconstruire, partez de la première année nécessaire. Les périodes et ouvertures déjà présentes peuvent limiter cette opération : faites vérifier le dossier si Korum demande un report de soldes plutôt qu'une nouvelle ouverture.

Un solde bancaire suffit-il pour reprendre la comptabilité d'une PPE ?

Non. Il ne décrit ni les impayés copropriétaires, ni les dettes fournisseurs, ni les provisions et fonds. Demandez le bilan complet et les détails qui justifient chaque poste. Si une pièce manque, conservez un brouillon et clarifiez l'écart au lieu d'inventer une contrepartie.

Faut-il reprendre uniquement les soldes du jour en milieu d'année ?

Pas dans le parcours de reprise en cours d'exercice de Korum. Il attend les soldes de la veille de l'ouverture et le journal depuis le début de l'exercice jusqu'à la veille de la reprise. La balance à cette dernière date sert au rapprochement, pas à remplacer l'ouverture tout en conservant les mêmes mouvements.

Pourquoi saisir les tiers si leurs montants figurent déjà au bilan ?

Le compte collectif indique le total ; le détail identifie qui doit ou détient chaque montant. Les affectations doivent correspondre au solde net de chaque compte concerné et ne constituent pas une deuxième écriture d'ouverture. Elles permettent ensuite de suivre les soldes repris sans recréer les anciennes factures.

Un brouillon ou un contrôle modifie-t-il les comptes ?

Non. L'enregistrement conserve le dossier et le contrôle produit une prévisualisation. La comptabilisation intervient après l'attestation et la confirmation explicite, si les contrôles serveur l'autorisent. Un dossier modifié doit être contrôlé de nouveau.

Une reprise validée garantit-elle que les comptes sont corrects ?

Non. Les contrôles techniques ne remplacent pas les justificatifs, le rapprochement bancaire ni la vérification humaine du dossier. Ils ne constituent ni une révision des comptes ni une approbation par l'assemblée. Faites examiner les traitements incertains avant de confirmer.

Sources officielles suisses

Contenu vérifié le .

Korum accompagne l’organisation de la gestion PPE. Il ne remplace pas un conseil juridique, fiscal ou comptable adapté à une situation particulière.