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Guida alla ripresa contabile PPP

Riprendere la contabilità di una PPP senza conteggiare due volte gli stessi saldi

Un cambiamento di amministratore o di software inizia con una data di partenza e conti giustificati. Questa guida spiega cosa raccogliere, quale esercizio scegliere e come riconciliare i saldi prima di contabilizzare la ripresa in Korum.

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Scegliere l’esercizio e il corretto punto di ripresa

Scegliete il primo esercizio che volete effettivamente gestire in Korum, non automaticamente l’anno corrente. Se dovete ricostruire il 2024 e poi il 2025, iniziate dal 2024. È possibile selezionare un esercizio passato; verificate le date visualizzate, in particolare se l’esercizio non segue l’anno civile. Un’apertura o una chiusura già presente in un altro esercizio può impedire una nuova ripresa iniziale: non aggirate questo controllo spostando le date.

A inizio esercizio, la ripresa semplificata utilizza i saldi della sera precedente l’apertura. Per iniziare il 1° gennaio 2026, partite dal bilancio al 31 dicembre 2025 e dal relativo dettaglio dei terzi. I costi e i ricavi dell’esercizio precedente non vengono reinseriti come movimenti del 2026; il loro trattamento deve già essere riflesso nei conti di chiusura trasmessi.

In corso d’esercizio, Korum richiede i saldi iniziali e lo storico dell’esercizio. Per una ripresa al 1° luglio 2026 di un esercizio civile, inserite i saldi al 31 dicembre 2025, poi lo storico dal 1° gennaio al 30 giugno 2026 compreso. La copertura dichiarata comprende anche i periodi senza movimenti. Non inserite i saldi del 30 giugno all’apertura aggiungendo poi lo stesso storico: i movimenti verrebbero conteggiati due volte.

L’avvio da zero è riservato a una situazione senza saldi precedenti né storico da riprendere. Una PPP appena inserita nel software non è necessariamente una PPP senza uno storico contabile. Se esistono importi, scegliete la ripresa a inizio esercizio o in corso d’esercizio.

Le fonti del Portale PMI della SECO citate in fondo alla pagina aiutano a leggere un bilancio e a comprendere la tracciabilità dei giustificativi. Riguardano la contabilità delle imprese e da sole non determinano gli obblighi della vostra PPP. La guida descrive un metodo di preparazione e il funzionamento di Korum, senza certificare i conti né sostituire l’esame della pratica da parte della persona responsabile o di una fiduciaria.

Esempio fittizio: apertura al 1° gennaio 2026

Supponiamo che i documenti al 31 dicembre 2025 giustifichino tutti gli importi seguenti. In dare: conto 1020 Banca, CHF 42'000; conto 1100 Debitori comproprietari, CHF 3'000. In avere: conto 2000 Creditori fornitori, CHF 4'000; conto 2100 Acconti per spese, CHF 1'000; conto 2900 Fondo di rinnovamento, CHF 40'000. Totale dare: CHF 45'000. Totale avere: CHF 45'000. Scostamento: CHF 0. I numeri corrispondono al piano standard di Korum; utilizzate i conti corrispondenti se il vostro piano è personalizzato. Questo esempio non è un bilancio da ricopiare: si presume che il fondo di CHF 40'000 sia documentato, mai inventato per far quadrare i conti.

Riconciliare il dettaglio dei comproprietari

In questo esempio, ripartite il dare di CHF 3'000 del conto 1100 tra la signora Martin, CHF 1'800, e il signor Dubois, CHF 1'200. Attribuite separatamente l’avere di CHF 1'000 del conto 2100 alla signora Rossi, per i suoi acconti già versati. Ogni totale deve corrispondere al saldo del proprio conto collettivo. Mantenete il segno dare o avere: un avere non è un incasso da inventare. Il dettaglio dei terzi non deve essere globalmente in pareggio tra dare e avere; deve essere riconciliato conto per conto.

Riconciliare i fornitori senza duplicare le fatture

Ripartite l’avere di CHF 4'000 del conto 2000 tra Riscaldamento Esempio SA, CHF 2'500, e Pulizia Esempio Sagl, CHF 1'500. Conservate l’elenco dei documenti che spiegano questi importi. Queste attribuzioni dettagliano l’avere già presente all’apertura: non aggiungono CHF 4'000 al bilancio. Non ricreate questi debiti né i crediti verso i comproprietari come nuove fatture Korum. Un pagamento successivo deve ridurre il saldo ripreso, non registrare una seconda volta il costo o il credito originario.

Non confondere pareggio ed esattezza

Un’apertura in pareggio può ancora contenere un importo errato, un terzo sbagliato o un documento mancante. Confrontate il conto bancario con gli estratti, i crediti e i debiti con i dettagli trasmessi e i fondi con i giustificativi. Il saldo bancario e il fondo di rinnovamento sono due voci diverse: il fondo non è un secondo incasso da aggiungere alla banca. Non colmate uno scostamento inspiegato con un risultato riportato arbitrario.

Un flusso chiaro, passo dopo passo.

  1. Fase 1

    1. Definire il perimetro nel Centro contabile

    Selezionate la PPP e l’esercizio, poi aprite la ripresa della contabilità. Scegliete la situazione di partenza e verificate tutte le date. Inserite un riferimento esplicito, ad esempio «Bilancio al 31.12.2025 e documentazione di passaggio». Il caricamento di file in Documenti non crea registrazioni. Prima di ogni importazione, verificate i conti e le loro corrispondenze con il vecchio piano.

  2. Fase 2

    2. Preparare l’apertura e le attribuzioni ai terzi

    Inserite o importate i saldi iniziali nei conti di bilancio in uso, classi 1 e 2. Utilizzate un importo positivo in una sola colonna, dare o avere, con al massimo due decimali. Inserite poi il dettaglio dei comproprietari e dei fornitori nelle schede della PPP. Raggruppate i documenti dello stesso terzo in un’unica attribuzione per conto e conservatene il dettaglio nei giustificativi. Verificate l’uguaglianza tra ogni conto collettivo e le sue attribuzioni.

  3. Fase 3

    3. Aggiungere lo storico se necessario

    Per una ripresa dettagliata, preparate l’importazione del giornale con i conti e gli identificativi dei terzi riconosciuti da Korum. Ogni registrazione deve avere un riferimento univoco, una data nel periodo dichiarato e righe in pareggio; i conti dei terzi devono essere collegati al comproprietario o al fornitore corretto. Includete i costi e i ricavi del periodo, non soltanto i pagamenti. È possibile inserire o importare un bilancio di verifica atteso completo per confrontare l’apertura, incrementata dei movimenti, con la situazione trasmessa. Un conto assente da questo bilancio di verifica è considerato a zero; ogni scostamento rilevato blocca la convalida.

  4. Fase 4

    4. Salvare la bozza, poi controllare

    «Salvare la bozza» conserva la preparazione, anche incompleta, senza contabilizzare importi. Riprendete questa bozza anziché ricominciare l’importazione. «Controllare la ripresa» salva le modifiche della ripresa se necessario e mostra il bilancio di verifica previsionale, gli scostamenti e le anomalie. Correggete gli errori bloccanti. Esaminate anche gli avvisi di possibili duplicati: non cancellano alcuna registrazione e da soli non bloccano la conferma. L’assenza di avvisi non prova che il giornale sia completo o privo di duplicati.

  5. Fase 5

    5. Confermare esplicitamente la contabilizzazione

    Dopo aver confrontato i conti precedenti e verificato l’assenza di doppie contabilizzazioni, spuntate l’attestazione e fate clic su «Convalidare e contabilizzare la ripresa». Il server verifica nuovamente la versione della bozza e lo stato contabile. Se la pratica o il piano sono cambiati dal controllo, ripetetelo prima di confermare. Un’attività già presente nell’esercizio o saldi di apertura incompatibili impediscono la ripresa; non è prevista alcuna sostituzione automatica. Questa convalida contabilizza la ripresa senza inviare fatture né email.

  6. Fase 6

    6. Verificare i conti e proseguire la gestione

    Controllate il bilancio di verifica, il libro mastro e i saldi dei terzi dopo la contabilizzazione. Per gli insoluti ripresi, utilizzate il monitoraggio dei saldi ripresi e registrate un pagamento soltanto sulla base di un movimento bancario effettuato e verificato. Questa azione contabile non avvia un bonifico; non reinserite il pagamento altrove. Per l’esercizio successivo, passate dalla chiusura e poi dal riporto dei saldi, senza importare di nuovo l’apertura iniziale.

Cosa riunisce questo percorso.

  • Ripresa a inizio esercizio o ripresa dettagliata con lo storico dell’esercizio selezionato.
  • Inserimento dei saldi iniziali e importazione di bilanci di verifica CSV o Excel con corrispondenza dei conti.
  • Attribuzioni dei conti dei terzi ai comproprietari e ai fornitori della PPP.
  • Bozza riprendibile, bilancio di verifica previsionale e confronto facoltativo con un bilancio di verifica atteso completo.
  • Controlli delle date, del pareggio e dei collegamenti, con avvisi su alcuni possibili duplicati.
  • Conferma esplicita prima della contabilizzazione e monitoraggio distinto dei saldi storici dei terzi.

Domande frequenti

È possibile riprendere un anno precedente a quello attuale?

Sì, scegliete l’esercizio storico nel selettore prima di iniziare. Se occorre ricostruire più anni, partite dal primo anno necessario. I periodi e le aperture già presenti possono limitare questa operazione: fate verificare la pratica se Korum richiede un riporto dei saldi anziché una nuova apertura.

Un saldo bancario basta per riprendere la contabilità di una PPP?

No. Non descrive né gli insoluti dei comproprietari, né i debiti verso i fornitori, né gli acconti e i fondi. Richiedete il bilancio completo e i dettagli che giustificano ogni voce. Se manca un documento, conservate una bozza e chiarite lo scostamento anziché inventare una contropartita.

A metà anno bisogna riprendere soltanto i saldi del giorno?

Non nel percorso di ripresa in corso d’esercizio di Korum. Richiede i saldi del giorno precedente l’apertura e il giornale dall’inizio dell’esercizio fino al giorno precedente la ripresa. Il bilancio di verifica a quest’ultima data serve alla riconciliazione, non a sostituire l’apertura mantenendo gli stessi movimenti.

Perché inserire i terzi se i loro importi figurano già nel bilancio?

Il conto collettivo indica il totale; il dettaglio identifica chi deve o detiene ogni importo. Le attribuzioni devono corrispondere al saldo netto di ogni conto interessato e non costituiscono una seconda registrazione di apertura. Consentono poi di seguire i saldi ripresi senza ricreare le vecchie fatture.

Una bozza o un controllo modifica i conti?

No. Il salvataggio conserva la pratica e il controllo produce un’anteprima. La contabilizzazione avviene dopo l’attestazione e la conferma esplicita, se i controlli lato server lo consentono. Una pratica modificata deve essere controllata di nuovo.

Una ripresa convalidata garantisce che i conti siano corretti?

No. I controlli tecnici non sostituiscono i giustificativi, la riconciliazione bancaria né la verifica umana della pratica. Non costituiscono né una revisione dei conti né un’approvazione da parte dell’assemblea. Fate esaminare i trattamenti incerti prima di confermare.

Fonti ufficiali svizzere

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Korum aiuta a organizzare la gestione della PPP. Non sostituisce una consulenza giuridica, fiscale o contabile adeguata alla situazione specifica.