Die Buchhaltung einer STWEG übernehmen, ohne dieselben Salden doppelt zu zählen
Ein Wechsel der Verwaltung oder der Software beginnt mit einem Startdatum und belegten Kontensalden. Dieser Leitfaden erklärt, welche Unterlagen nötig sind, welches Geschäftsjahr zu wählen ist und wie die Salden vor der Verbuchung der Übernahme in Korum abzugleichen sind.
Das Geschäftsjahr und die richtige Abgrenzung für die Übernahme wählen
Wählen Sie das erste Geschäftsjahr, das Sie tatsächlich in Korum verwalten möchten, nicht automatisch das aktuelle Jahr. Wenn Sie zuerst 2024 und dann 2025 rekonstruieren müssen, beginnen Sie mit 2024. Ein früheres Geschäftsjahr kann ausgewählt werden; prüfen Sie die angezeigten Daten, insbesondere wenn das Geschäftsjahr nicht dem Kalenderjahr entspricht. Eine bereits vorhandene Eröffnung oder ein Abschluss in einem anderen Geschäftsjahr kann eine neue erstmalige Übernahme verhindern: Umgehen Sie diese Kontrolle nicht durch Verschieben der Daten.
Zu Beginn des Geschäftsjahrs verwendet die vereinfachte Übernahme die Salden vom Vorabend der Eröffnung. Für einen Start am 1. Januar 2026 gehen Sie von der Bilanz per 31. Dezember 2025 und der dazugehörigen Aufschlüsselung nach Eigentümern und Lieferanten aus. Aufwand und Ertrag des Vorjahrs werden nicht als Bewegungen von 2026 neu erfasst; ihre Behandlung muss bereits in den übergebenen Abschlusskonten abgebildet sein.
Während des Geschäftsjahrs erwartet Korum die Anfangssalden und die bisherigen Bewegungen des Geschäftsjahrs. Für eine Übernahme per 1. Juli 2026 bei einem Kalendergeschäftsjahr erfassen Sie die Salden per 31. Dezember 2025 und danach die Bewegungen vom 1. Januar bis einschliesslich 30. Juni 2026. Der deklarierte Zeitraum umfasst auch Phasen ohne Bewegungen. Setzen Sie nicht die Salden per 30. Juni als Eröffnung ein und ergänzen danach dieselben bisherigen Bewegungen: Diese würden doppelt gezählt.
Der Neustart ist einer Situation ohne frühere Salden und ohne zu übernehmende Bewegungen vorbehalten. Eine neu in der Software erfasste STWEG ist nicht zwangsläufig eine STWEG ohne buchhalterische Vergangenheit. Wenn Beträge bestehen, wählen Sie die Übernahme zu Beginn oder während des Geschäftsjahrs.
Die unten auf der Seite genannten Quellen des KMU-Portals des SECO erläutern das Lesen einer Bilanz und die Nachvollziehbarkeit von Belegen. Sie betreffen die Unternehmensbuchhaltung und bestimmen für sich allein nicht die Pflichten Ihrer STWEG. Der Leitfaden beschreibt eine Vorbereitungsmethode und die Funktionsweise von Korum, ohne die Richtigkeit der Buchhaltung zu bescheinigen oder die Prüfung des Dossiers durch die verantwortliche Person oder eine Treuhandstelle zu ersetzen.
Fiktives Beispiel: Eröffnung per 1. Januar 2026
Angenommen, die Unterlagen per 31. Dezember 2025 belegen alle folgenden Beträge. Im Soll: Konto 1020 Bank, CHF 42'000; Konto 1100 Debitoren Stockwerkeigentümer, CHF 3'000. Im Haben: Konto 2000 Kreditoren Lieferanten, CHF 4'000; Konto 2100 Kostenakonti, CHF 1'000; Konto 2900 Erneuerungsfonds, CHF 40'000. Total Soll: CHF 45'000. Total Haben: CHF 45'000. Differenz: CHF 0. Die Nummern entsprechen dem Standardkontenplan von Korum; verwenden Sie die entsprechenden Konten, wenn Ihr Kontenplan angepasst ist. Dieses Beispiel ist keine Bilanz zum Abschreiben: Der Fonds von CHF 40'000 wird als belegt vorausgesetzt und darf niemals erfunden werden, um die Konten auszugleichen.
Die Aufschlüsselung nach Stockwerkeigentümern abgleichen
Teilen Sie in diesem Beispiel den Sollsaldo von CHF 3'000 auf Konto 1100 auf Frau Martin mit CHF 1'800 und Herrn Dubois mit CHF 1'200 auf. Ordnen Sie den Habensaldo von CHF 1'000 auf Konto 2100 separat Frau Rossi für ihre bereits geleisteten Akontobeiträge zu. Jede Summe muss dem Saldo ihres jeweiligen Sammelkontos entsprechen. Behalten Sie die Soll- oder Habenrichtung bei: Ein Guthaben ist kein Zahlungseingang, den es zu erfinden gilt. Die Aufschlüsselung nach Eigentümern und Lieferanten muss nicht insgesamt zwischen Soll und Haben ausgeglichen sein; sie muss Konto für Konto abgestimmt werden.
Lieferantensalden abgleichen, ohne Rechnungen zu verdoppeln
Teilen Sie den Habensaldo von CHF 4'000 auf Konto 2000 auf Heizung Beispiel AG mit CHF 2'500 und Reinigung Beispiel GmbH mit CHF 1'500 auf. Bewahren Sie die Liste der Belege auf, die diese Beträge erklären. Diese Zuordnungen schlüsseln den bereits in der Eröffnung enthaltenen Habensaldo auf: Sie fügen der Bilanz nicht weitere CHF 4'000 hinzu. Erfassen Sie weder diese Verbindlichkeiten noch die Forderungen gegenüber Stockwerkeigentümern erneut als neue Korum-Rechnungen. Eine spätere Zahlung muss den übernommenen Saldo reduzieren und darf nicht den ursprünglichen Aufwand oder die ursprüngliche Forderung ein zweites Mal erfassen.
Gleichgewicht nicht mit Richtigkeit verwechseln
Eine ausgeglichene Eröffnung kann trotzdem einen falschen Betrag, eine falsche Personenzuordnung oder einen fehlenden Beleg enthalten. Vergleichen Sie das Bankkonto mit den Auszügen, Forderungen und Verbindlichkeiten mit den übergebenen Aufschlüsselungen und die Fonds mit den Belegen. Der Banksaldo und der Erneuerungsfonds sind zwei verschiedene Positionen: Der Fonds ist kein zweiter Zahlungseingang, der zum Bankkonto hinzuzufügen wäre. Schliessen Sie eine ungeklärte Differenz nicht mit einem willkürlichen Ergebnisvortrag.
Ein klarer Ablauf, Schritt für Schritt.
Schritt 1
1. Den Umfang im Buchhaltungszentrum festlegen
Wählen Sie die STWEG und das Geschäftsjahr und öffnen Sie danach die Buchhaltungsübernahme. Wählen Sie die Ausgangssituation und prüfen Sie sämtliche Daten. Erfassen Sie eine eindeutige Referenz, zum Beispiel «Bilanz per 31.12.2025 und Übergabedossier». Das Ablegen von Dateien unter Dokumente erzeugt keine Buchungen. Prüfen Sie vor jedem Import die Konten und deren Zuordnung zum bisherigen Kontenplan.
Schritt 2
2. Die Eröffnung und die Personenzuordnungen vorbereiten
Erfassen oder importieren Sie die Anfangssalden in die aktiven Bilanzkonten der Klassen 1 und 2. Verwenden Sie einen positiven Betrag in nur einer Spalte, Soll oder Haben, mit höchstens zwei Dezimalstellen. Erfassen Sie danach die Aufschlüsselung nach Stockwerkeigentümern und Lieferanten in den Stammdaten der STWEG. Fassen Sie die Belege derselben Person oder Organisation zu einer Zuordnung pro Konto zusammen und bewahren Sie die Einzelheiten in den Belegen auf. Prüfen Sie die Übereinstimmung jedes Sammelkontos mit seinen Zuordnungen.
Schritt 3
3. Bei Bedarf die bisherigen Bewegungen ergänzen
Bereiten Sie für eine detaillierte Übernahme den Journalimport mit den von Korum erkannten Konten und Kennungen für Eigentümer und Lieferanten vor. Jede Buchung muss eine eindeutige Referenz, ein Datum innerhalb des deklarierten Zeitraums und ausgeglichene Buchungszeilen aufweisen; die Personenkonten müssen dem richtigen Stockwerkeigentümer oder Lieferanten zugeordnet sein. Beziehen Sie Aufwand und Ertrag des Zeitraums ein, nicht nur die Zahlungen. Eine vollständige erwartete Saldenliste kann erfasst oder importiert werden, um die Eröffnung zuzüglich der Bewegungen mit dem übergebenen Stand zu vergleichen. Ein in dieser Saldenliste fehlendes Konto wird mit null angesetzt; jede erkannte Abweichung verhindert die Bestätigung.
Schritt 4
4. Den Entwurf speichern, dann prüfen
«Entwurf speichern» bewahrt die Vorbereitung auch unvollständig auf, ohne einen Betrag zu verbuchen. Setzen Sie diesen Entwurf fort, statt den Import neu zu beginnen. «Übernahme prüfen» speichert bei Bedarf die Änderungen an der Übernahme und zeigt die voraussichtliche Saldenliste, Abweichungen und Unstimmigkeiten an. Korrigieren Sie blockierende Fehler. Prüfen Sie auch die Warnungen zu möglichen Doppelbuchungen: Sie löschen keine Buchung und verhindern für sich allein die Bestätigung nicht. Das Fehlen einer Warnung beweist nicht, dass das Journal vollständig oder frei von Doppelbuchungen ist.
Schritt 5
5. Die Verbuchung ausdrücklich bestätigen
Nachdem Sie mit den bisherigen Konten verglichen und geprüft haben, dass keine Doppelverbuchung vorliegt, markieren Sie die Erklärung und klicken Sie auf «Übernahme bestätigen und verbuchen». Der Server prüft die Entwurfsversion und den Buchhaltungsstand erneut. Hat sich das Dossier oder der Kontenplan seit der Prüfung geändert, führen Sie diese vor der Bestätigung nochmals aus. Bereits vorhandene Vorgänge im Geschäftsjahr oder unvereinbare Eröffnungssalden verhindern die Übernahme; ein automatischer Ersatz ist nicht vorgesehen. Diese Bestätigung verbucht die Übernahme, ohne eine Rechnung oder E-Mail zu versenden.
Schritt 6
6. Die Konten prüfen und die Verwaltung fortsetzen
Prüfen Sie nach der Verbuchung die Saldenliste, das Hauptbuch und die Salden pro Eigentümer und Lieferant. Nutzen Sie für übernommene offene Forderungen die Übersicht der übernommenen Salden und erfassen Sie eine Zahlung erst anhand einer tatsächlich erfolgten und geprüften Bankbewegung. Diese Buchungsaktion löst keine Überweisung aus; erfassen Sie die Zahlung nicht nochmals an anderer Stelle. Führen Sie für das nächste Geschäftsjahr den Abschluss und danach den Saldovortrag durch, ohne die ursprüngliche Eröffnung erneut zu importieren.
Was dieser Ablauf verbindet.
Übernahme zu Beginn des Geschäftsjahrs oder detaillierte Übernahme mit den bisherigen Bewegungen des gewählten Geschäftsjahrs.
Erfassung der Anfangssalden und Import von Saldenlisten aus CSV oder Excel mit Kontenzuordnung.
Zuordnung der Personenkonten zu den Stockwerkeigentümern und Lieferanten der STWEG.
Fortsetzbarer Entwurf, voraussichtliche Saldenliste und optionaler Vergleich mit einer vollständigen erwarteten Saldenliste.
Prüfungen von Daten, Gleichgewicht und Zuordnungen mit Warnungen zu bestimmten möglichen Doppelbuchungen.
Ausdrückliche Bestätigung vor der Verbuchung und separate Übersicht der historischen Salden pro Eigentümer und Lieferant.
Häufige Fragen
Kann ein früheres Jahr als das aktuelle übernommen werden?
Ja. Wählen Sie vor dem Start das frühere Geschäftsjahr in der Auswahl. Wenn mehrere Jahre zu rekonstruieren sind, beginnen Sie mit dem ersten benötigten Jahr. Bereits vorhandene Zeiträume und Eröffnungen können diesen Vorgang einschränken: Lassen Sie das Dossier prüfen, wenn Korum einen Saldovortrag statt einer neuen Eröffnung verlangt.
Genügt ein Banksaldo zur Übernahme der STWEG-Buchhaltung?
Nein. Er beschreibt weder offene Forderungen gegenüber Stockwerkeigentümern noch Lieferantenverbindlichkeiten, Akontobeiträge und Fonds. Fordern Sie die vollständige Bilanz und die Aufschlüsselungen an, die jede Position belegen. Fehlt ein Beleg, bewahren Sie einen Entwurf auf und klären Sie die Abweichung, statt einen Gegenposten zu erfinden.
Sind bei einer Übernahme Mitte Jahr nur die aktuellen Salden zu übernehmen?
Nicht im Korum-Ablauf für eine Übernahme während des Geschäftsjahrs. Er erwartet die Salden vom Vortag der Eröffnung und das Journal vom Beginn des Geschäftsjahrs bis zum Vortag der Übernahme. Die Saldenliste zu diesem letzten Datum dient dem Abgleich, nicht dazu, die Eröffnung zu ersetzen und zugleich dieselben Bewegungen beizubehalten.
Weshalb Eigentümer und Lieferanten erfassen, wenn ihre Beträge bereits in der Bilanz stehen?
Das Sammelkonto zeigt die Summe; die Aufschlüsselung zeigt, wer den jeweiligen Betrag schuldet oder als Guthaben hat. Die Zuordnungen müssen dem Nettosaldo jedes betroffenen Kontos entsprechen und bilden keine zweite Eröffnungsbuchung. Sie ermöglichen danach die Weiterverfolgung der übernommenen Salden, ohne alte Rechnungen neu anzulegen.
Verändert ein Entwurf oder eine Prüfung die Konten?
Nein. Das Speichern bewahrt das Dossier auf, und die Prüfung erzeugt eine Vorschau. Die Verbuchung erfolgt nach der Erklärung und der ausdrücklichen Bestätigung, sofern die serverseitigen Kontrollen dies zulassen. Ein geändertes Dossier muss erneut geprüft werden.
Garantiert eine bestätigte Übernahme die Richtigkeit der Konten?
Nein. Die technischen Kontrollen ersetzen weder die Belege noch den Bankabgleich oder die menschliche Prüfung des Dossiers. Sie sind weder eine Revision der Buchhaltung noch eine Genehmigung durch die Versammlung. Lassen Sie unklare buchhalterische Fragen vor der Bestätigung prüfen.
Korum unterstützt die Organisation der Stockwerkeigentumsverwaltung. Es ersetzt keine auf den Einzelfall abgestimmte Rechts-, Steuer- oder Buchhaltungsberatung.